Cadre d’emplois : Assistant(e) de direction CCAS
Filière : Pôle Administration et Fonctions supports
Diplôme requis : Être titulaire du baccalauréat minimum
| Nature du poste : Contrat 1 an |
| MISSIONS PRINCIPALES |
| Sous la responsabilité de la Directrice générale et, en lien avec vos collègues du pôle, vous assurez l’organisation des commissions, le lien avec les administrateurs et contribuez au bon fonctionnement du système de pilotage de l’activité et des projets des directions. |
| ACTIVITÉS | TÂCHES |
| – Gestion administrative générale – Gestion des moyens généraux – Gestion de la messagerie institutionnelle – Accueil et relation usagers / partenaires – Suivi administratif et financier – Gestion du courrier – Suivi des circuits de validation – Organisation logistique des réunions – Gestion des fournitures – Gestion RH des cadres – Coordination interservices – Assistance à la Direction Générale – Gestion des réunions de Direction – Suivi budgétaire – Coordination institutionnelle – Organisation des instances – Gestion des Conseils d’administration – Suivi juridique et réglementaire – Accompagnement juridique – Assistance à la Direction Autonomie | – Assurer le secrétariat de l’administration générale (courriers, notes, invitations, rédaction de documents administratifs) – Gérer les plannings des salles, les liens de visioconférence et les véhicules de service – Assurer le suivi et le traitement de la boîte mail générique du CCAS – Assurer l’accueil téléphonique interne et externe (partenaires, particuliers, services) – Gérer la signature et le suivi des flux financiers – Assurer l’enregistrement quotidien du courrier arrivée/départ – Assurer le suivi des parapheurs et des circuits de validation – Préparer et organiser les salles pour les réunions et instances (visio, accueil, logistique) – Assurer le suivi et les commandes de fournitures administratives – Gérer le planning des astreintes des cadres – Recenser les congés des cadres – Assurer le lien entre les services du CCAS, de la Ville et de la CDA – Assurer le secrétariat de la Direction Générale (agenda, – réunions, rendez-vous partenaires) – Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus – Assurer le suivi budgétaire de la Direction générale, du secrétariat général et du pôle autonomie – Assurer le lien avec les secrétariats des élus et des services Ville et CDA – Planifier les instances (Conseil d’administration, commissions, réunions) – Organiser les Conseils d’administration (dossiers, notes, PV, délibérations) – Assurer la transmission des actes à la Préfecture et le suivi réglementaire – Assurer le suivi des contentieux et le lien avec l’avocat du CCAS – Organiser les réunions de la Direction Autonomie (dossiers, comptes rendus, PV, délibérations) |
| CONDITIONS D’EXERCICE |
| Placé sous la responsabilité de la directrice générale du CCAS de La Rochelle. |
| RELATIONS FONCTIONNELLES |
| Travail en lien étroit avec la Directrice générale ainsi qu’avec l’équipe des assistantes de direction et les équipes du pôle pour la coordination des commissions, instances et activités administratives. |
| FORMATION / DIPLÔME / COMPÉTENCES |
| – Être titulaire du baccalauréat minimum + 2 années d’expérience sur des missions similaires incluant les instances administratives – Maîtriser l’organisation générale des collectivités territoriales (Régions, Départements et Communes) et de leurs établissements publics (structures intercommunales : CDA, établissements publics locaux : CCAS, OPH…) – Connaître les techniques administratives et les outils bureautiques – Être capable d’anticiper – Être organisé, méthodique et rigoureux – Être réactif – Avoir le sens du travail en équipe – Être discret et faire preuve de diplomatie. – Être disponible |